備忘錄是在外交實踐中指國家間或外交代表機關之間使用的外交文書,實際上是一種口頭通知或談話記錄。
備忘錄用于說明某一問題在事實上或法律方面的細節,或明確外交會談中的談話內容;陳述、補充自己的觀點或反駁對方的觀點。
交涉中為使對方便于記憶談話內容或避免誤解,既可將談話內容預先準備妥當,談后面交對方,也可在事后送交。可作為照會的附件,也可單獨使用。其鄭重性僅次于照會。
備忘錄用第三人稱寫成起首和結尾,不用致敬語,開頭就敘述事實。
面交的備忘錄無抬頭和落款,也無編號,送交的有編號,但有發文日期、地點、說帖、非文件、工作文件,也屬于備忘錄 。