對個人作用:由于檔案具有其真實性、原始性,具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用,所以它有極強的法律效益。它不僅為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研和管理等工作服務(wù)對于個人來說,無論是工作調(diào)動、出國政審、職稱評審、工資調(diào)整、勞動保險,還是入黨團(tuán)以及離退休手續(xù)的辦理、各項證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。
對企業(yè)作用:現(xiàn)代企業(yè)為了盡可能了解員工,通常會將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機結(jié)合。尤其會將檔案中的學(xué)業(yè)成績及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。
對工作作用:在個人辦理養(yǎng)老保險、繼續(xù)深造(如出國、考研)、考公務(wù)員等事關(guān)個人切身利益的問題以及因公出國政審也必定要依據(jù)人事檔案進(jìn)行政治審查,如果檔案材料不全,政審機構(gòu)就會拒絕審查,而這些事情都要用到檔案。